做展会策划方案要全盘考虑

http://www.0755hz.cn/ 大伟 2011-05-31 22:38 ()

展会策划方案是一个展会的眼睛,展会组织者通过它培育和挖掘市场,而市场透过这个眼睛看效益。 一个优秀的展会策划方案不仅体现了展会组织者组织展会的目的,更重要的是通过它来吸引广大商家参展、参会。从某意义上来说,策划方案就是一座桥,一头连着商家、

展会策划方案是一个展会的“眼睛”,展会组织者通过它培育和挖掘市场,而市场透过这个“眼睛”看效益。 

    一个优秀的展会策划方案不仅体现了展会组织者组织展会的目的,更重要的是通过它来吸引广大商家参展、参会。从某意义上来说,策划方案就是一座桥,一头连着商家、采购商,一头连着展会组织者。组织者要通过这座桥把商家、采购商等邀请过来,商家、采购商等要跨过这座桥才能更好地触摸市场。可见,一个策划方案对组织好一个展会是多么重要。 

    对展会组织者来说,一个优秀的展会策划方案要把握和处理好如下四个关键点: 

    一是充分体现高度。这里所说的“高度”专指符合政策。组织一个展会,组织者首先看到是它的市场潜力,但你所看见的“市场”,能不能开发,怎么能让它开发,就要靠“政策”来衡量和把握。这个时候,就需要组织者充分查阅相关国家文件规定,把国家对该展会涉及到的产业发展态度和意见该引用的引用,该转述的转述,该进一步理解的进一步理解。通过“引用”、“转述”、“理解”等方式,让展会策划方案合法化、合理化、合情化。因为合法,说明国家允许,有关部门就没有理由阻拦;因为合理,说明展会应该组织,应该搞;因为合情,符合当地发展状况,对产业发展,对经济发展有利,说明有关部门应该积极提供支持。所以,“高度”很重要。提高高度的政策来源主要有:国家和地方五年发展规划纲要;国家和地方有关展会涉及到的产业发展政策(如意见、办法、纲要、通知等);国家和地方领导在重要专项会议上做出的工作部署和重要讲话精神;国家和地方“两会”等重要会议、专项会议上政府工作报告和领导讲话;国家和地方主要领导的有关指示和批示等。 

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    二是解决“市场”问题。这是一个展会成功策划的要害,是核心。参展商参加这个展会有何收益,有什么样的回报?专业观众到会又有什么样的收获和价值?整个策划方案可以说要围绕这个核心来组织,并通过方案巧妙地解疑释惑。可见,展会策划方案并不好写,更不能轻易出手。因为参展商、专业观众了解展会的第一个“窗口”是它,因为参展商、专业观众能看到希望与商机的也是它,因为参展商、专业观众了解展会权威性、可信度高低、组织者水平高低的还是通过它…… 

    对一个展会来说,参展商关注的市场,最核心的是有一定目标数量的专业观众(采购商、经销商、产品使用者等)与会。至于说这个展会有多大的客流量,他们并不关心。或许有人会问,为什么这么说?与会圈外人士多了,问这问那的自然就多了,参展商不仅费口舌,而且还影响与真正有意向的专业人士交流、洽谈。参展商接触这样的人多了,自然十分劳累,万一此时再与专业人士交流,难免容易出现精神不济而影响工作。此外,如果参展商还带有手提袋、宣传册等赠予与会人员的物品,如果发给了圈外人士,手提袋可能留下了,参展商关心的宣传册便有可能被丢进垃圾桶,大量的非专业人士与会,造成如此不必要的浪费更大更多,参展商不仅不会有收益,还会大大增加参展成本。 

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    针对这个问题,展会组织者要在策划方案中表明如下几个关键点解决方案:对展会的宣传力度、影响力度、号召力度;展会的专业化程度。比如保证专业观众与会的组织手段、途径、方式,历届展会专业观众统计信息、购销信息等;展会的权威性。比如组织者的地位与影响、该展会在业界的口碑与影响、与会专业人士以及领导、专家的分量等。 

    对一个展会来说,与会专业人士(采购商、经销商、产品使用者等)关注的市场,最核心的是能有多少专业厂家与会参展,展出的是哪类展品,有没有能满足他们需要的产品,怎么能采购到他们既需要、价格有所优惠、质量又有保障的产品。 

    对此问题,展会组织者应重点围绕如下几个方面去解答:参展企业的数量与分量,比如有多少家世界500强企业、有多少家大型跨国公司、有多少家国内业界龙头企业等与会;展品的先进性,如有什么样的世界先进技术水平产品、国内先进技术产品等技术含量较高的展品亮相;展会组织者如何保证以优质服务协助专业人士采购到他们所需的物美价廉的产品等;业内专业高峰会议组织情况,比如有哪些有权威领导、专家发布权威报告等。  本文来自织梦

    三是注意法律问题。现在会展市场不太规范,而且多数承办展会的机构属民营个体企业。这些企业为了实现利益最大化,在各种展会宣传资料和宣传活动推介中,虚夸展会规模、影响,虚报展会数字,虚列来头大的中央、省、市政府部门和机构等为展会支持单位,向参展商、与会观众等虚承诺其他服务项目等,这些都是不良事件的由头和导火索,十分容易引发双方纷争,激化矛盾。如果展会组织者对此类问题处理不当、不及时,就极有可能被诉诸法律。总结全国媒体报道的案例,以及业界人士总结的此类情况和经验,如果展会上出现“涉法”问题,虽然不能说100%由展会组织者引起,但可以说绝大多数问题都出在展会组织者身上。所以,做一个优秀的展会策划方案,文字表述非常重要,既要充分表达组织者的战略意图,又不能留下任何不良把柄或痕迹。 

    四是创新问题。现在各地的展会一个接一个,不同题材的展会还好说,如果说一个城市有两个以上的同题材展会要举办,那么你这个展会要独领风骚,展会组织者就必须重点考虑你这个展会的“出新”之处和“权威”程度。 
 

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招商会展策划的几个注意事项 
  
    会展业的发展,不能照搬,要植根于现实经济需要,不断的创新。在我国,大多是企业还未将会展作为产品推销或争取订单的最佳场合,会展还没能成为供需双方接洽的最佳场合。所以类似德国等西方国家的行业会展,在我国的成功率并不高。目前,需要针对现实行情,确定新的会展主题。  

  招商会展是一个不错的选题。当前各地方政府、开发区等组织,最迫切的任务,莫过于通过招商引资短平快的促进本地经济的飞速发展。无论是在国内还是在国外,各种散兵游勇形式组织的招商活动不计其数,招商质量参差不齐,但每年为此花费的资金,据称在数亿元以上。这是一个巨大的市场空间,专业的有知名度的招商会展,在当前中国热的大潮中,在各地招商引资的大潮中,需要绝地而起。 

  在招商会展中,几个注意事项,是关系会展成败的关键: 

  第一,具有吸引力的主题。要组织大规模的招商,吸引国内的开发区批量参加,需要固定的主题,逐渐形成品牌。比如,德国企业集群招商会,或德国机械业中国投资推广会,形成一个长期的机制,连续几年办下去,可以吸引足够的国内人员参加。 

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  第二,邀请有吸引力的德方参加。要注重知名度和现实性的结合,世界500强之内的企业一定要有,知名的、公众的政府或协会组织也要有,增强会展的宣传效应。但更多的与会者,应当是在德国确实有投资意向的德国企业,将企业所属行当,合作项目名称等,一一向中国企业明示。 

  第三,在中国地方政府和开发区中的推广。最终,参会者和赞助方,才是会展的主要收入来源。在好的主题以及德国参会方的前提下,让地方政府和开发区等受益者出钱,才是最主要的。这需要认真的策划。 

  第四,会展形式的多样性。在会展之前的宣传,往往是关键,既包括会议之前的主题等宣传,打造自我的名声和品牌。也包括对与会双方的需求,在网上的初步对接,形成网上和会上交互的双重效果。会展本身,包括展示、推介会、座谈等各种形式,加强双方接触和成交的几率。 

  第五,会展的可持续性。一炮打响,而后虎头蛇尾,是众多看似成功的会议的通病。形成会展的品牌,需要持续不断的运作。需要过硬而有严格的会展流程,需要高素质的运作队伍,需要稳定的专家团队,需要长期的信用。  
如果说展览是一台戏,展览设计就是戏剧的主题思想。有的时候展商可以自己提出总体要求,而有的时候,展商可能没有提炼,需要展商与中介公司沟通后共同制定。现在国内的展览设计基本上还处于抄袭国外展览设计的阶段,可使用的材料及展商愿意承受的成本也与国际相非常的远,所以在设计上一般都要考虑成本,其次再考虑创意。设计的基本框架应根据展商的行业属性、展出参观者群体、展览场地背景以及空间设定,露天展览在选材上还要考虑气候及安全因素。展览设计在造型选择上是几乎无限的,以下是一些经验总结: 

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  1. 造型要考虑展位利用率的最大化;  

  2. 造型应当符合参观对象的审美导向  

  3. 造型要考虑人流心理及流向; 

  4. 造型还要考虑安全性;  

  5. 造型要考虑施工难度及成本因素 

  6. 环保意识要融入其中. 

    7. 产品摆设布局的合理性. 

    8. 展馆及相关规定严禁使用的材料.  

  在展览设计上,材料的使用与选择也是关键。有些展览类别需要沉稳,而有点展览需要活泼,有的需要展现科技,有的需要显示环保,还有的需要表现艺术或者人文或者社会公益,总之,表现的主题对材质的选择是个考验,在这方面,会展中介机构比展商有专业优势。现代科技发展很快,新材料、新光源、新媒体层出不穷,而中介公司除可以敏锐的为展商提供展览设计趋势及对象的审美导向外,更可以为展商提供成本节约方法。 

  产品展位装潢及展具使用  

  尽管中国产品一向以价廉物美著称,但不可否认在整体形象上仍上不多少档次。许多厂家除了在产品的设计和装潢包装上下工夫外,往往忽略了参展时展位的装饰——这也会对产品形象产生影响。在一些著名展会里,国内企业的摊位很多仍停留在“三板一桌加两凳”的水平,呆板且毫无新意。据统计,在大型展览里,过半数的参观买家在展场停留的时间不足8小时。而非常多的国外企业却能有效地吸引这些买家,在短短的时间内令买家对自己的产品留下很深刻印象。这除了由于产品质量可靠,设计大胆非常新颖外,别出心裁的摊位设计和装潢功不可没。现在流行的展示用具主要有3大类:一次性使用展具、循环便携式展具及循环租用式展具。 

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  一次性使用展具一般是由较有实力和较具创意的展览工程公司为客户度身订造,所选材料多为木制品,优点是可因地制宜,通过千变万化甚至超越想象,随心所欲的造型来充分体现企业和产品的形象。但其不足之处是一旦成形就不易改变,而且单次使用价格非常高,通常不可多次使用。 

  循环租用式展具通常由于材料很贵,使用者并不必拥有器材的物权,可向专业展览工程公司租用。优点是结构坚固,器材耐用,通过钢制支架拼制造型,在三维视觉上丰富多变而且可随时更改,即使在同一次展会里亦可每日变样,不足之处是价格便高,不易携带。 

  最普遍使用的要数循环便携式展具。这种展具一般采用可折叠的支架辅以喷涂精美的宣传图片,既有流畅的整体线条而不必拘于传统的三面围板式结构,能较突出地体现公司形象和传递产品信息。这种展具优点是价格相宜,便于携带,标准的展具拆卸折叠后一人就可以进行搬运,十分适合长途运输。外观上,它还可以在结构允许范围内改变开头也可以通过更新宣传图片以配合新产品。不足之处是变化不及其它两种器材多样化。总的来说,对国内一般厂家参展来说,较适合使用第3种便携式展示用具,只需不多的投入就可打破传统的形象宣传方式,而且可循使用,做到物尽其用。 

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